TÁC PHONG VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY NHẬT BẢN

Văn hóa doanh nghiệp trở thành đều quan trọng trong nhiều công ty, là sự quyết định cho sự tồn tại lâu dài của nhiều doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp Nhật Bản cũng vậy, nhân tố văn hóa  được quan tâm và đặt lên hàng đầu.

moitruong-4a773

Đó cũng là yếu tố góp phần vào việc đưa các công ty Nhật Bản trở thành những công ty hàng đầu thế giới.

Các công ty sẽ đưa ra nhiều quy tắc chặt chẽ, dạy nhân viên mới từ cách ứng xử cho tới cách giao tiếp qua các công việc đơn giản nhất như pha trà, quét dọn, chào hỏi, phong cách ăn mặc, phong thái…. Tùy vào công ty sẽ có hình thức đào tạo riêng. Dưới đây là một số phép ứng sử cơ bản cần biết cho chúng ta khi tham gia vào môi trường công ty Nhật.

Đầu tiên là các kiểu cúi người khi chào:

Cúi người khi chào là tập quán đặc biệt của người Nhật. Có ba kiểu cúi chào, phân chia dựa vào mức độ quan hệ giữa người chào và người đối diện. Tùy vào địa điểm, thời gian và hoàn cảnh.

download

    Kiểu “chào nhẹ” là khi gặp khách, cấp trên ở hành lang, đầu chỉ hơi cúi chào.

    Kiểu “chào bình thường” là cúi người thấp hơn một chút khi chào tương đối trịnh trọng.

    Kiểu “chào lễ phép” là cúi người thấp hẳn xuống, dùng khi chào một khách trịnh trọng.

Không cúi đầu mà phải để thẳng lưng và hơi gập người ở chỗ thắt lưng mới đúng phong cách người Nhật. Cách để tay của nam và nữ cũng khác nhau, nam giới để tay ở hai bên hông còn nữ giới để tay phía trước người trông sẽ trang trọng và đẹp hơn.

Thứ hai là cách ứng xử qua điện thoại.

Các công ty Nhật Bản thường có quan điểm cho rằng cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty, có khi còn ảnh hưởng đến sự thành bại trong công việc. Khi có điện thoại đến, phải cầm máy ngay trong vòng một, hai tiếng chuông và xưng tên công ty, không được để khách chờ.

20070716_120081_h3c-call-center_207633_1515_0

Trường hợp nếu bận công việc mà sau ba tiếng chuông mới nhấc máy thì câu nói đầu tiên là xin lỗi. Khi gọi điện thoại phải nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian của người nghe, thậm chí phải ghi những điều cần nói trước khi bấm số.

Thứ ba là thái độ làm việc

Nhân viên phải giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để khách chờ. Việc giữ đúng hẹn còn thể hiện qua cách hẹn điện thoại trước, đến cơ quan đúng giờ, giao hàng cho khách đúng thời gian quy định.

Trong khi làm việc, nhân viên trong công ty Nhật hay dùng chữ “chúng tôi” hơn là “tôi”, người Nhật quan niệm thành công là nỗ lực của cả nhóm và không ai có thể tự thành công. Họ nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau.

nhom

Trong cách ứng xử với sếp, ở Nhật sự phân cấp giữa nhân viên và sếp là sự điển hình cho văn hoá công sở Nhật Bản. Vì vậy nhân viên phải chú ý từ cách thức nói chuyện, cúi chào, đến ăn uống….

Thứ tư là danh thiếp.

Danh thiếp được coi trọng khi chào hỏi làm quen lần đầu. Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp. Không nhét vào túi, mà phải cẩn thận cho vào sổ danh thiếp, lúc đang nói chuyện phải tạm đặt nó lên bàn.

download-1

Lúc trao danh thiếp nên cầm hai góc của danh thiếp và hướng chữ về chính diện người được trao.

Thứ năm là coi trọng hình thức.

 Việc coi trọng hình thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hóa Nhật Bản. Chú ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người. Trang phục phù hợp với hoàn cảnh, gọn gàng, sạch sẽ ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và của công ty. Trong việc giáo dục, đào tạo nhân viên, có công ty còn chú ý đến việc hướng dẫn chi tiết từ trang phục đến cách để đầu tóc, móng tay.

du-hoc-nhat-ban-tacphonglv

Ngoài ra, để bày tỏ lòng biết ơn về sự giúp đỡ của người khác, vào mùa hè và mùa đông trong năm, người Nhật có tập quán bày tỏ dưới hình thức tặng quà giữa năm (chugen) và quà tặng cuối năm (seibo) giữa các cá nhân và các công ty với nhau. Cách ứng xử khôn khéo, mềm mỏng, lịch sự trong công việc phối hợp với tập quán tốt đã giúp người Nhật có những thành công tuyệt vời trong kinh doanh.

Nguồn: Tổng hợp

Trung tâm tiếng Nhật NEWSKY sưu tầm và tổng hợp

 Bảo Bảo.