Ngoài hình thức trình bày, dân văn phòng thường lúng túng trong cách dùng từ, cấu trúc ngữ pháp chưa chuẩn.
Nhiều năm giảng dạy ngoại ngữ, ông Phan Chí Trứ – Thạc sĩ ngôn ngữ học ứng dụng của một trường đại học lớn ở TP HCM thường xuyên nhận thư cầu cứu của sinh viên, người đi làm về cách viết lá thư xin việc hoặc trả lời mail công việc bằng tiếng Anh. Dùng từ sai, chưa nắm vững cấu trúc câu, diễn đạt không hết ý, vốn từ nghèo nàn… là nỗi lo của nhiều người khi chia sẻ thông tin bằng ngoại ngữ.
Thạc sĩ Phan Chí Trứ chỉ ra 4 điểm yếu mà dân văn phòng thường gặp.
Form chưa chuẩn
Một bức thư trình bày đúng chuẩn, chặt chẽ và chỉn chu luôn được đón nhận và tạo ấn tượng tốt với người nhận. Dù gửi cho sếp hay người thân, bạn cũng cần đáp ứng đủ những yếu tố cơ bản, tức phải có phần mở đầu, thân bài và kết thúc rõ ràng.
Đa phần một số người viết mail thường đi thẳng vào trọng tâm, không có bất kỳ lời chào hỏi nào, khiến người nhận mail cảm thấy thiếu sự tôn trọng.
Tùy theo mối quan hệ mà mỗi người cần mở đầu câu chuyện mình muốn chia sẻ theo kiểu trang trọng hay thân thiện. Một số người viết mail cho sếp với câu chào Hi sir/Hi Madam. Cách này sai hoàn toàn, vì với sếp, bạn phải thể hiện sự trân trọng và dùng đúng chuẩn mực là Dear Sir/Madam.
Có bạn khi viết mail lại chào bằng tên riêng của sếp, chẳng hạn Dear Tom/Dear Helen… Một số khác, khi viết mail cho đối tác, lại dùng câu chào Miss hay Mrs trước họ của người phụ nữ mà không chắc đối phương đã kết hôn hay chưa.
Phần thân bài là nơi để thể hiện những điều muốn nói, nhưng phải viết câu cú mạch lạc, rõ ràng để chuyển tải những thông tin chính xác đến người nhận.
Cuối thư, phải là lời chào lịch sự, bạn có thể dùng những cụm như: Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly. Thường một số người không bao giờ chào cuối thư, khiến cho bức mail của bạn trở nên kệch cỡm và vô duyên.
Sai ngữ pháp
Ngữ pháp là điều rất quan trọng khi trình bày nội dung một bức thư. Đối tác là người nước ngoài hoặc sếp có thể đánh giá trình độ và khả năng của bạn khi trả lời một bức mail không đúng cấu trúc. Chẳng hạn, thay vì dùng I’m sorry for…, người viết lại dùng I sorry for… là sai về mặt cấu trúc.
Những câu trả lời bằng ngữ pháp của nhân viên không chuẩn khiến cho sếp đoán nội dung sai. Ví dụ, sếp viết mail nhờ nhân viên đặt một bàn ăn tại khách sạn nào đó. Khi đặt xong, nhân viên báo cáo lại sếp, nhưng dùng câu ở hiện tại đơn I book a table at… là sai, mà phải dùng thì quá khứ hoàn thành I had booked a table at…
Lỗi văn phạm, chính tả, câu trả lời dài, rườm rà… cũng là nhược điểm của dân văn phòng khi viết mail bằng tiếng Anh.
Lỗi dùng từ
Vết mail cho sếp thì không thể mở đầu bằng Hi Sir/Madam…, những cụm từ này chỉ có thể dùng với bạn thân. Bạn cũng không nên viết tắt nhưI’am, I’ll, I don’t, I’ve seen. Cách viết đầy đủ phải là I am, I will, I have seen.Một vài người còn mắc lỗi dùng tiếng lóng, từ thân mật trong mail nhưwanna, kid, dad, mate…
Không check lại mail trước khi gửi
Đây cũng là nhược điểm mà dân văn phòng thường mắc phải. Có thể do quá vội và bận hàng trăm thứ việc khác, nên người viết mail không kiểm tra, rà soát lại câu cú, lỗi chính tả đã viết, dẫn đến câu cú thiếu mạch lạc, gây khó hiểu hoặc hiểu lầm cho người đọc, khiến người nhận mail cảm thấy không được tôn trọng. Những nhược điểm này cần khắc phục để có một lá thư hoàn hảo.
Mai Thương
TRUNG TÂM TIẾNG ANH NEWSKY
Hotline: 090 999 01 30 – (08) 3601 6727
Add: 292 Âu Cơ, P. 10, Q. Tân Bình, Tp.HCM
